Jak zvládnout vyúčtování záloh na služby od nájemce:
Vyúčtování zvládnete sami udělat, můžeme vám zaslat vzor, jak to děláme my - ve wordu.
Můžeme pak u bytů, co jsme řešili společně, za poplatek dle Sazebníku celé vyúčtování připravit.
Na začátku spolupráce potřebujeme znát a mít k dispozici:
1. podepsanou nájemní smlouvu na byt a často i garážové stání, parkovací stání... kde jsme si už sjednali zálohy, platby na spol. prostory, co se na nájemce přehlásí, sjednali si výši jistoty, jak to budeme řešit při konečném vyúčtování.. (to má makléř uložené ve složce a vy doma také)
2. počáteční předávací protokol se stavy měřidel, a to pouze pro 1. vyúčtování, další roky už budou navazovat na 1. vyúčtování
3. všechny podepsané dodatky ke smlouvám, které si často řešíte s nájemcem sami
4. od 2. vyúčtování potřebujeme vidět vyúčtování za předchozí období, pokud jste si dělali sami
Vyúčtování záloh je potřeba udělat v návaznosti na vyúčtování od dodavatelů a správce, (tj. v květnu zpětně ke konci roku), min. 1x ročně a na závěr smlouvy. První vyúčtování děláme i za kratší období, ideálně vždy ke konci kalendářního roku nebo 1 měsíc před podepsáním dodatku ke smlouvě na další období. To má nájemce největší motivaci vše doplatit, poskytnout součinnost, nebýt konfliktní. Tím se lépe nastaví zálohy na další období. Další vyúčtování pak je nejlepší dělat vždy zpětně ke konci kalendářního roku. Pokud má nájemce při 1. vyúčtování velký doplatek (víc jak 6 tis. Kč) , dělejte vyúčtování raději 2x ročně. Doplatek mu můžete pak dát uhradit ve 2 až 3 splátkách, ať je to zvládnutelné.
Když něco nebudeme vědět přesně, dejte částku za jednotku i spotřebované množství podle odhadu obvyklé spotřeby/ceny z jiných bytů a v dalším vyúčtování přepočtete, doúčtujete, to nájemníkům vyhovuje bez problému. My děláme vyúčtování za všechny služby najednou, nikoliv po každém vyúčtování od jakéhokoliv dodavatele.
Pokud nájemce čerpá nějaké příspěvky na bydlení, musíte mít sjednané zálohy na každou službu zvlášť a podle toho udělat i přesnější vyúčtování.
Ke každoročnímu vyúčtování si tedy připravte následující údaje:
Je vhodné si od konce roku do dubna dalšího roku odškrtávat tento seznam u každého bytu zvlášť a vše si ukládat v el. podobě do složky v počítači. Nám to však pošlete jako přílohy mailu až budete mít úplně vše, nikoliv po částech, až pak můžeme začít s výpočtem. Nepomůžou nám nečitelné fotky z mobilu, potřebujeme kvalitní podklady.
1. poslední vyúčtování elektřiny od dodavatele – nejlépe celé, potřebujeme vyčíst i číslo elektroměru, sazby za jednotku a za měsíc
- pokud jste měnili dodavatele, tak i konečné vyúčtování od 1. dodavatele a další smlouvu nebo fakturu od 2. dodavatele – čím méně změn uděláte, tím lépe
- potřebujete vyúčtování za období min. 4 měsíce, jinak budete mít ceny zkreslené o slevy, bonusy..
- pokud jste přehlásili elektroměr na nájemce, nebudete řešit, přesto doporučuji požádat nájemce o zaslání vyúčtování a zkontrolovat si, že vše platí, jaké má vlastně náklady na elektřinu, z toho poznáte kolik osob tam bydlí, jak byt využívají, zda nemá problémy s placením, zda neprovozuje en. náročné činnosti (pěstírna drog ap.)
2. kde je plyn v bytě, tak poslední vyúčtování plynu –
- pokud jste měnili dodavatele, tak i konečné vyúčtování od 1. dodavatele a další smlouvu nebo fakturu od 2. dodavatele – čím méně změn uděláte, tím lépe
- potřebujete vyúčtování za období min. 4 měsíce, jinak budete mít ceny zkreslené o slevy, bonusy..
- pokud využívá nájemce plyn jen na vaření, tak vychází díky stálé platbě vysoká cena , v r. 2023 i víc jak 100 Kč/m3, nelekejte se toho, nájemce se může dotazovat, proto posíláme v příloze i tyto podklady,
- pokud jste přehlásili plynoměr na nájemce, nebudete řešit, přesto doporučuji požádat nájemce o zaslání vyúčtování a zkontrolovat si, že vše platí, jaké má vlastně náklady na plyn, z toho poznáte kolik osob tam bydlí, jak hospodaří, zda nemá problémy s placením,
3. vyúčtování od správce k 31.12. , za byt i garáž, GS – tam bude vodné, stočné, teplo z teplárny, teplá voda, jiné služby – pošlete nám celé, potřebujeme si prostudovat, zvětšit pro lepší přehled. Každý správce používá jiné rozdělení položek, např. Rezidenční správa Olomouc dobře dělí vyúčtování na náklady pro nájemce a majitele jednotek, propočte náklady na 1 garážové stání. Nedají se všechny položky převést na nájemce, jen ty, co dovoluje obč. zákoník, tedy vaše smlouva o nájmu. Fond oprav, odměny, pojištění aj. položky platí pronajímatel, je to obsaženo v nájmu. Zvládáme vyúčtování od všech správců, pokud je čitelné.
Správce využívá často služeb dalších firem na odečer měřidel a vyúčtování (např. Enbra), pak nám zašlete i tento podklad. Jsou tam stavy měřidel, propočet co pak použijeme pro bytovou jednotku.
4. sečtěte si uhrazené zálohy na služby od nájemce za celé účtované období, (na účet i v hotovosti z před. protokolu) jelikož se během roku zřejmě platby zvýšily dodatkem ke smlouvě, veďte si evidenci nájemné + zálohy na služby celkem.
5. stavy měřidel ke konci roku, – požádejte nájemce na konci roku (+/- 3 dny), ať vám pošle foto měřidel, je to spíš pro kontrolu, u správce beru přednostně jeho údaje, občas se měřidla mění a nedá se to zachytit, zase zvládneme zpětně přepočítat přesněji
- potřebujete stavy elektroměru (všechny stavy), plynoměru, vodoměry (někdy jsou v bytě dvě stupačky, takže zapište všechny),
měřidlo tepla centrální v jádře v GJ nebo kWh, po 1. stisknutí přečtete (není nutné zapisovat měřidla na tělesech, to zvládne správce)
- správci odečítají stavy ke konci roku do 10.1. dalšího roku, to nevadí, další období se vyrovná
- ještě lepší je zajít navštívit nájemce koncem roku osobně, udělat kontrolní prohlídku a vyfoťte si /zapište si měřidla společně, tak předejdete chybám, příště už to nájemce třeba zvládne sám, ale upomínat ho musíte sami
- neposílejte mi fotky měřidel přes Wup, fb, ...přepište mi vše do jednoho mailu, kontrolujte čísla měřidel podle předávacího protokolu
- pokud se během roku měnila měřidla, naučte nájemce, že musí vyfotit/zapsat staré i nové měřidlo a vše vám nahlásit, předávat lístky od montážníků, protokoly k výměně, poskytovat součinnost a hlídat si změny
6. sdělit, zda přeplatek nebo doplatek z minulého vyúčtování, na které navazuju, byl vypořádán, uhrazen ?
7. náklady na provoz společných prostor: (výtah, úklid, elektřina, údržba, péče o zeleň, ostraha, kamerový systém...)
vyčteme z vyúčtování od správce nebo sdělte, kolik máme uvést, když je např. úklid hrazen z fondu oprav
8. je oznámená změna počtu osob v bytě, je důvod navýšit zálohy? např. dítě, očekávané zdražení od dodavatelů, obava z něčeho
9. kdo účtuje ve službách i připojení na internet, sdělte mi, jakou částku chcete dát do služeb, je nutné mít ale ve smlouvě/dodatku uvedené
- kdo účtuje poplatek za odpady, sdělte jakou částku chcete na každého nájemce přeúčtovat. Od roku 2021 se v Olomouci platí poplatek za odpady podle vyhlášky města a tak je potřeba vyjasnit si, zda si tam nájemce přehlásil trvalé bydliště a platí sám nebo to musí hradit pronajímatel a přeúčtuje nájemci.
https://www.olomouc.eu/aktualni-informace/aktuality/15246
10. při konečném vyúčtování (konec nájmu) sdělit info k jistotě
- kolik se z jistoty vrátilo již při předání, je třeba mít od nájemce podepsané, že převzal nebo jste odeslali
- jaké závazky chcete uhradit z jistoty - neuhrazené platby nájmu za celou dobu trvání smlouvy, úroky z prodlení, paušální náhrady nákladů...
- co je z jistoty potřeba uhradit podle konečného předávacího protokolu (závěrečný úklid, špinavá výmalba, opravy..)
- zda bylo z jistoty čerpáno během nájmu, proč a jaká částka, jak jste oznámili nájemci a zda doplnil na původní částku
- úroky z jistoty připočteme dle smlouvy
11. při konečném vyúčtování potřebujeme poslat i konečný předávací protokol se stavy měřidel
12. Pokud byt (soubor místností) nemá svá měřidla, což se stává v rodinných domech o více bytech a jiných objektech, kde nejsou bytové jednotky vymezené, je třeba systém vyúčtování záloh promyslet již na začátku nájmu a dobře uvést ve smlouvě. Měl by být co nejvíc motivační a spravedlivý pro majitele i nájemce. Poradíme vám podle místní situace. Používáme propočet spotřeby podle počtu osob (vodné/stočné), % z celkové spotřeby, podle velikosti vytápěné plochy. Na takové vyúčtování budeme potřebovat podklady za celý objekt, to si řekneme podle smlouvy o nájmu.
******
Zpracování vyúčtování záloh:
Když máte vše připravené, za 1 až 1,5 hod se dá vše spočítat, je potřeba uvést a připojit nájemci všechny podklady, ze kterých vycházíte,
vyhodnotit průměrné náklady na služby za měsíc,
porovnat se stávajícími zálohami a
stanovit zálohy na další období (i s ohledem na další skutečnosti, o nichž víte dopředu),
pak pošlete nájemci mailem k prostudování v pdf, vyzvěte ho, ať příp. námitky ať uplatní do 5 až 7 dnů a pak vyrovnejte platby přes účty uvedené ve smlouvě.
Doporučuju se naučit dělat vyúčtování pečlivě, zodpovědně a neodkládat to. Nájemci mají rádi pořádné a pečlivé pronajímatele.
Ikdyž se vám do toho nebude moc chtít, vytvořte si vzor vyúčtování pro svůj byt a další rok už to zvládnete snadno a rychle.
Eva Lachová, 24.5.2019, aktualizace 14.1.2022, 20.4.2023
